Wybór biura do wynajmu – jak znaleźć opcję najlepszą dla twojej firmy?

Wynajem biura jest poważną decyzją, która może realnie wpłynąć na wyniki twojej firmy. Na rynku dostępnych jest wiele ofert, lecz aby zmaksymalizować korzyści jakie biuro może przynieść dla twojego biznesu, powinieneś wybrać najlepszą opcję. Jak dokonać wyboru powierzchni biurowych pod wynajem? Na co zwrócić szczególną uwagę? Na te pytania odpowiemy w poniższym artykule. 

1. Lokalizacja.

Najważniejszym kryterium przy wyborze nieruchomości jest zawsze lokalizacja. Rozważając wynajem biura powinniśmy uznawać ją za kwestie absolutnie priorytetową. Dobra lokalizacja pozwala na łatwy dostęp dla pracowników, klientów oraz partnerów a także buduje wizerunek twojej firmy. Wpływa ona na produktywność twojego zespołu i upraszcza kwestie logistyczne. Czym jednak jest dobra lokalizacja? Jakie są jej cechy? Wśród najważniejszych wymienić możemy:

– dostępność – dobra lokalizacja to taka do której łatwo się dostać. Oznacza to, że powinna ona mieć parking, znajdować się blisko przystanków komunikacji miejskiej oraz głównych dróg. Wpłynie to nie tylko na produktywność pracowników, ale również na efektywność negocjacji z klientami oraz partnerami poprzez brak stresu oraz rozdrażnienia związanego z długą i meczącą podróżą. Dostępna lokalizacja to również taka, którą łatwo znaleźć. Ważne jest aby osoby, które po raz pierwszy odwiedzają biuro, nie miały problemów z dostaniem się do środka. 

– ekspozycja – biuro położone w ruchliwej dzielnicy jest twoim narzędziem marketingowym. Najlepiej jest dostosować swoje położenie do specyfiki oferowanych usług. Jeśli twoja firma skupia się na świadczeniu usług dla innych biznesów, dobrze by było usytuować biuro w dzielnicy, często odwiedzanej przez właścicieli innych przedsiębiorstw. Jeśli skupiasz się bardziej na osobach prywatnych, twój wybór powinien paść na okolicę o dużym zagęszczeniu ruchu. W ten sposób twoje logo podświadomie stworzy świadomość marki w umysłach potencjalnych klientów. Dobra ekspozycja biura wpłynie również na łatwość z jaką osoby zainteresowane będą mogły dostać się do twojego biura. 

– okolica – to w jakiej okolicy znajduje się twoje biuro, oraz to, co w tej okolicy  się znajduje, jest ważnym czynnikiem jeśli chodzi o wybór powierzchni biurowej pod wynajem. Wpłynie to na wygodę pracowników oraz wizerunek twojego biznesu. Warto wybierać lokalizacje położone niedaleko sklepów lub punktów gastronomicznych, zapewni to łatwy dostęp do jedzenia podczas przerwy  dla pracowników  którzy nie  zabierają go ze sobą z domu. To jak prezentuje się okolica twojego biura również ma znaczenie, najlepiej gdyby była to zadbana, centralna dzielnica. Podświadomie wpływa to na to jak klienci czy osoby z nami współpracujące postrzegają twój biznes.

2. Stan budynku

To jak prezentuje się budynek oraz jego warunki techniczne ma znaczenie. Wpływa to nie tylko na pierwsze wrażenie klientów ale również kwestie logistyczne czy po prostu komfort pracy. Podczas oględzin potencjalnej nowej siedziby zwróć uwagę na:

-wygląd – pierwsze co rzuca się w oczy to ogólny wygląd nieruchomości. Budynek powinien być zadbany i estetyczny. Buduje to wizerunek twojej firmy i wpływa na samopoczucie zespołu oraz klientów. 

– stan techniczny i infrastruktura –  kolejną kwestia jest stan techniczny oraz infrastruktura. Nieruchomość o wielu piętrach musi mieć windę. Ważnym jest również aby budynek był chroniony oraz posiadał system zabezpieczeń przeciwpożarowych. Kolejnym kluczowym punktem jest szybki Internet, sprawny obieg grzewczy, klimatyzacja, dostępność dla osób niepełnosprawnych czy  okablowanie teleinformatyczne.

2. Biuro

Biuro jest wizytówką twojej firmy, profesjonalną i komfortową przestrzenią dla pracowników oraz klientów. Jego stan oraz atmosfera w nim panująca może bezpośrednio wpłynąć na wyniki twojego biznesu.  Podczas wyboru biura  powinniśmy zwrócić uwagę następujące kwestie:

 – metraż –  aby zapewnić komfortowe warunki pracy zespołu, powierzchnia biurowa musi mieć miejsce na toaletę oraz przestrzeń wspólną, w której można zjeść lunch lub zwyczajnie zrelaksować się podczas przerwy. Kolejną ważną kwestią są sale konferencyjne. To tam pracują zespoły oraz przyjmowani są klienci, dlatego ważne jest aby w wynajmowanym biurze było na nie wystarczająco dużo miejsca.  Kwestia metrażu jest wysoce zależna od potrzeb oraz specyfiki twojej firmy. Duże przedsiębiorstwa zazwyczaj wymagają większych powierzchni, jednakże małe oraz średnie biznesy również powinny rozważyć wynajem przestrzennego biura jeśli planują dynamiczny rozwój. Z tego powodu warto szukać właścicieli, którzy oferują aranżację pomieszczeń dostosowana do potrzeb klienta. 

–– warunki – idealne biuro powinno być dobrze oświetlone i w dobrym stanie. Oprócz kwestii oczywistych jak ogólny stan powierzchni biurowe oraz wykończenie,  powinniśmy zwrócić uwagę na dostęp do naturalnego światła. Wpływa ono bowiem na produktywność i nastrój panujący w pracy. Ściany powinny być jasne i czyste, a całość powinna sprawiać estetyczne wrażenie. 

– wyposażenie – jeśli biuro jest wyposażone, powinniśmy zwrócić uwagę na jego stan i jakość. Warto również zastanowić się czy wspomniane wyposażenie odpowiada potrzebom twojej firmy. Jeśli masz bardzo konkretne wymagania jeśli chodzi o wyposażenie czy jego układ, najlepszym rozwiązaniem jest wynajem biura, które wyposażysz od zera. 

3. Umowa

Kwestią kluczowa jest umowa pomiędzy twoją firmą a właścicielem nieruchomości. Pozwoli to na uniknięcie sporów i przyjemna współpracę.  Do najważniejszych kwestii jej dotyczących należą:

-okres zawarcia umowy- dłuższy okres na który jest zawierana umowa najmu daje Wynajmującemu możliwość lepszego spełnienia wymagań Najemcy (np. przygotowanie aranżacji pod potrzeby najemcy, dobranie materiałów wykończeniowych wg standardów najemcy itp.), krótki okres obowiązywania umowy lub  umowa zawarta na czas nieoznaczony jest czasami przez najemców oczekiwaną formą zawarcia umowy z uwagi na możliwość wcześniejszego rozwiązania w przypadku konieczności np. zwiększenia czy tez zmniejszenia powierzchni najmu, stwarza  to jednak zawsze ryzyko, że to wynajmujący wypowie umowę najmu chcąc np.  stworzyć możliwość zwiększenia powierzchni dla innego najemcy.

– kwestie finansowe – opłata eksploatacyjna czy kaucja muszą być przejrzyste i jasno przedstawione aby uniknąć potencjalnych sporów. Treść umowy powinna również zawierać informacje na temat terminów płatności oraz sposobu w jaki będą one uiszczane.Kolejną kwestią jest jasno określona wysokość czynszu. Dzięki temu unikniesz niespodzianek i  będziesz mógł skupić się na wynikach twojej firmy, a nie na niepotrzebnych konfliktach.

-ubezpieczenie – ubezpieczenie lokalu nie jest obowiązkowe, jednak poważne przedsiębiorstwa nie mogą przejść obok niego obojętnie. Biuro jest niezbędne do sprawnego prowadzenia biznesu więc powinno być ono ubezpieczone od zdarzeń losowych czy strat majątkowych. Warto wspomnieć, że kwestia ubezpieczenia może leżeć zarówno po stronie najemcy jak i wynajmującego, dlatego tak ważne jest aby była  ona jasno przedstawiona w umowie. Ile kosztuje ubezpieczenie biura? Jest to kwestia indywidualna, jednakże czynniki mające na nią największy wpływ to: lokalizacja, wiek budynku, stan techniczny, położenie biura (parter lub piętra wyżej), rodzaj prowadzonej działalności czy metraż biura.

-prawa najemcy – umowa powinna jasno wymieniać prawa najemcy oraz zobowiązania obu stron. Pokazuje to, że zawierasz umowę  z poważnym partnerem, któremu zależy na twojej satysfakcji z współpracy. Ta część umowy określa prawa do dokonywania zmian w lokalu lub podnajęcia biura osobie trzeciej. Każda umowa najmu jest inna więc ważnym jest, aby prawa i obowiązki obu stron były jasno przedstawione. Umowa  powinna określać czyją odpowiedzialnością będą kwestie takie jak drobne naprawy, zapewnienie sprawnej instalacji czy konserwacja wynajmowanego budynku. 

4. Godny zaufania partner.

Bardzo ważnym jest aby podczas wynajmu powierzchni biurowej, upewnić się, że zawieramy umowę z poważnym i godnym zaufania partnerem. Unikniemy w ten sposób szeregu potencjalnych problemów i zapewnimy naszej firmie siedzibę  na lata.  Jeśli planujesz wynajem na Śląsku, rozważ współpracę z GTB METROPOLIS. Oferujemy świetnie zlokalizowane powierzchnie biurowe w samym centrum Katowic, dostosowane do potrzeb naszych klientów. Nasze nieruchomości spełniają najwyższe standardy, pokrywając wszystkie potrzeby twojej firmy. Wierzymy w indywidualne podejście oraz współprace, przynoszącą korzyści dla obu stron. Skontaktuj się z nami aby dowiedzieć się więcej.